Fatturazione elettronica: prezzi, costi e migliori software a confronto
Otto piattaforme di fatturazione elettronica messe a confronto fianco a fianco: prezzi indicativi, funzioni incluse e a chi conviene ciascuna. Più sotto trovi anche a cosa serve, chi è obbligato e come si usa in pratica.
Cos'è la fatturazione elettronica e a cosa serve
La fatturazione elettronica è il sistema con cui, in Italia, le fatture non vengono più emesse in formato cartaceo o PDF, ma in un formato digitale strutturato (XML) trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e recapita ogni fattura al destinatario corretto.
A differenza di un semplice PDF inviato via email, la fattura elettronica ha valore fiscale solo se passa attraverso lo SDI: è questo passaggio che la rende legalmente valida sia per chi la emette sia per chi la riceve, permettendo la detrazione IVA e la deduzione del costo.
Serve quindi a tre cose principali: rendere tracciabile ogni transazione commerciale agli occhi del Fisco, semplificare (nel tempo) gli adempimenti contabili grazie ai dati precompilati, e garantire che ogni documento sia archiviato correttamente per gli anni previsti dalla normativa attraverso la conservazione sostitutiva a norma.
In breve
- La fattura elettronica ha valore legale solo se transita per il Sistema di Interscambio (SDI).
- Riguarda ormai quasi tutte le Partite IVA, incluso il regime forfettario, sia B2B, B2C che verso la Pubblica Amministrazione.
- Serve un software dedicato: non basta un PDF inviato via email, anche se compilato con gli stessi dati.
- Va conservata per legge tramite conservazione sostitutiva, spesso inclusa nei software stessi.
Perché devi attivarla se hai un sito con Partita IVA
Che tu gestisca il sito web di un'azienda strutturata o un sito personale come libero professionista con Partita IVA, la sostanza dal punto di vista fiscale non cambia: se emetti fatture verso clienti, sei tenuto a farlo in formato elettronico. Non conta la dimensione dell'attività, ma il fatto di possedere una Partita IVA attiva e di fatturare prestazioni o vendite.
Dal 2024 l'obbligo si è esteso in pratica a tutte le Partite IVA, comprese quelle in regime forfettario, che in passato godevano di un'esenzione sotto una certa soglia di fatturato. Restano rarissime eccezioni residue, da verificare comunque con il proprio commercialista in base alla propria situazione specifica.
Per chi ha un sito vetrina o un e-commerce, questo significa che ogni vendita o prestazione fatturata a un cliente italiano deve necessariamente passare da un software di fatturazione elettronica collegato allo SDI, indipendentemente dal fatto che il sito stesso gestisca pagamenti online o si limiti a generare contatti commerciali.
Un errore comuneMolti liberi professionisti pensano che, avendo pochi clienti o fatturato basso, possano continuare con fatture in PDF. Non è così dal momento in cui si emette anche una sola fattura verso un soggetto tenuto a riceverla in formato elettronico: la piattaforma va attivata prima di quel momento, non dopo.
Quando devi attivare il servizio
Il momento giusto per attivare un software di fatturazione elettronica è prima di emettere la prima fattura, non dopo. In pratica, questo significa attivarlo:
- Alla apertura della Partita IVA, insieme agli altri adempimenti iniziali con il commercialista, così da essere operativo fin dal primo incarico.
- Prima di qualunque scadenza contrattuale che preveda l'emissione di una fattura, per evitare ritardi nell'incasso dovuti a problemi tecnici dell'ultimo minuto.
- Con un margine di alcuni giorni rispetto alla prima fattura prevista, per completare la registrazione, verificare i dati anagrafici e familiarizzare con l'interfaccia scelta.
Rimandare l'attivazione al giorno stesso in cui serve emettere una fattura è la causa più comune di stress e ritardi: la registrazione, la verifica dei dati e la prima configurazione richiedono in genere da pochi minuti a qualche ora, a seconda della piattaforma.
Come funziona e come si usa in pratica
- Scegli un software di fatturazione elettronica in base a volume di fatture, budget e funzioni necessarie (vedi il confronto qui sotto).
- Registrati e collega la tua Partita IVA, indicando il codice destinatario o attivando la ricezione tramite PEC per le fatture in entrata.
- Compila la fattura inserendo dati del cliente, importo, aliquota IVA, natura dell'operazione (se in regime forfettario) e causale.
- Invia la fattura tramite lo SDI: il software genera il file XML e lo trasmette automaticamente al Sistema di Interscambio.
- Lo SDI verifica e recapita la fattura al destinatario, restituendo una notifica di esito (accettata, scartata o non recapitabile).
- Conserva la fattura tramite conservazione sostitutiva a norma, un obbligo di legge che dura 10 anni e che quasi tutti i software includono o offrono come opzione aggiuntiva.
Vai direttamente a: Confronto tra i software · Come scegliere il tuo · Domande frequenti
I migliori software di fatturazione elettronica a confronto
I prezzi reali cambiano nel tempo e in base al piano scelto: qui trovi il posizionamento generale di ciascuna piattaforma, così puoi restringere la scelta prima di verificare il prezzo esatto e aggiornato direttamente sul sito ufficiale.
FattureInCloud
Uno dei software italiani di fatturazione elettronica più diffusi tra liberi professionisti e piccole imprese, con un'interfaccia semplice e la gestione completa di preventivi, fatture e magazzino in un'unica piattaforma cloud.
Ideale per: liberi professionisti e piccole imprese
Aruba Fatturazione Elettronica
Il servizio di fatturazione elettronica di Aruba, tra i principali provider italiani di PEC, hosting e certificati digitali, pensato per chi vuole affidarsi a un unico fornitore certificato anche per l'invio e la conservazione delle fatture.
Ideale per: aziende che vogliono un unico fornitore certificato
Odoo Fatturazione
Il modulo di fatturazione della suite gestionale open source Odoo, pensato per chi vuole integrare fatturazione elettronica, contabilità, magazzino e CRM in un unico ecosistema, invece di usare software separati e scollegati tra loro.
Ideale per: aziende che cercano un gestionale completo
TeamSystem
Uno dei principali gruppi software gestionali italiani, con soluzioni di fatturazione elettronica pensate sia per professionisti singoli sia per studi commercialisti e aziende strutturate con esigenze di contabilità avanzate.
Ideale per: studi commercialisti e aziende strutturate
Danea Easyfatt
Software gestionale italiano storico, con fatturazione elettronica integrata a gestione magazzino, ordini e preventivi, disponibile sia in versione installabile sul PC sia in versione cloud, a seconda delle preferenze.
Ideale per: negozi e piccole imprese con gestione magazzino
Fattura24
Software italiano nato specificamente per la fatturazione elettronica, con un piano gratuito pensato per i volumi più bassi e un'interfaccia progettata per la semplicità d'uso, senza funzioni gestionali complesse da imparare.
Ideale per: freelance e microimprese con poche fatture al mese
Zucchetti
Uno dei maggiori gruppi software italiani, con soluzioni di fatturazione elettronica spesso distribuite anche tramite banche e associazioni di categoria, pensate per aziende di dimensioni medie e grandi con esigenze articolate.
Ideale per: aziende di medie e grandi dimensioni
InfoCert LegalInvoice
Il servizio di fatturazione elettronica di InfoCert, il principale ente certificatore italiano per firma digitale e PEC, con particolare attenzione alla conservazione a norma e alla sicurezza documentale dei processi.
Ideale per: aziende che privilegiano compliance e sicurezza
Come scegliere il software giusto per te
Prima di guardare il prezzo, vale la pena rispondere a queste domande.
Quante fatture emetti al mese
Pochi documenti al mese rendono spesso conveniente un piano gratuito o economico; volumi alti giustificano un piano più completo.
Ti serve anche magazzino o CRM
Se gestisci anche prodotti fisici o vuoi tracciare i clienti, conviene un gestionale completo come Odoo o Danea, non solo fatturazione.
Lavori già con un commercialista
Alcuni software si integrano meglio con gli strumenti usati dagli studi commercialisti: vale la pena chiedere quale usano già i tuoi consulenti.
Conservazione sostitutiva inclusa
Verifica se il piano scelto include la conservazione a norma per 10 anni o se va acquistata separatamente, spesso a un costo aggiuntivo.
Assistenza clienti in italiano
Un supporto clienti raggiungibile facilmente e in lingua italiana fa la differenza quando serve risolvere un problema con urgenza.
Possibilità di provarlo gratis
Quasi tutte le piattaforme offrono una prova gratuita: testala prima di sottoscrivere un piano annuale a pagamento.
Un consiglio praticoAttiva la prova gratuita di due o tre piattaforme diverse ed emetti una fattura di prova su ciascuna, prima di scegliere quella definitiva: pochi minuti di test valgono più di qualunque confronto scritto.
Le risposte alle domande più comuni
Quanto costa la fatturazione elettronica?
Il costo dipende dal software scelto e dal volume di fatture emesse: esistono piani gratuiti per chi emette pochi documenti al mese, abbonamenti economici sui 5-15€ al mese per liberi professionisti, e piani più completi con gestione magazzino e contabilità che superano i 20-30€ al mese. Aziende con volumi alti o esigenze enterprise pagano tariffe personalizzate.
Chi è obbligato alla fatturazione elettronica?
L'obbligo riguarda praticamente tutti i titolari di Partita IVA, incluse le imprese in regime forfettario, con rarissime eccezioni residue legate a soglie minime di fatturato. Riguarda sia chi fattura verso aziende e privati (B2B e B2C) sia chi fattura verso la Pubblica Amministrazione.
Qual è il miglior software di fatturazione elettronica?
Non esiste un software oggettivamente migliore per tutti: dipende dal volume di fatture, dal bisogno di funzioni aggiuntive come magazzino o contabilità, e dal budget. Un libero professionista con poche fatture trova spesso più conveniente una soluzione semplice ed economica, mentre un'azienda strutturata beneficia di suite più complete.
Come funziona l'invio di una fattura elettronica?
La fattura viene compilata in formato XML tramite un software dedicato, poi trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, che la recapita al destinatario tramite PEC, codice destinatario o area riservata, dopo averne verificato la correttezza formale.
Serve il commercialista per attivare la fatturazione elettronica?
Non è obbligatorio: la maggior parte dei software permette di registrarsi e iniziare a fatturare in autonomia. È comunque utile confrontarsi con il proprio commercialista per la corretta compilazione di codici IVA, natura dell'operazione e conservazione sostitutiva.
Cosa succede se non emetto fattura elettronica quando dovuto?
La mancata emissione o l'emissione in formato non conforme espone a sanzioni amministrative da parte dell'Agenzia delle Entrate, oltre a rendere la fattura non valida ai fini fiscali per il destinatario, che non può detrarre l'IVA o dedurre il costo.
Posso cambiare software di fatturazione elettronica in corso d'anno?
Sì, è possibile cambiare fornitore in qualsiasi momento. È importante esportare lo storico delle fatture emesse ed eventualmente trasferire l'archivio di conservazione sostitutiva verso il nuovo servizio o mantenerlo attivo presso il vecchio fornitore per il periodo obbligatorio.
Un sito web e un tecnico, oltre al software giusto
Scegliere il software di fatturazione è solo un pezzo del puzzle: ecco con cosa possiamo darti una mano direttamente.
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